Założenia dotyczące systemu fiskalizacji online są takie, że nowe urządzenia rejestrujące nie tylko unowocześnią obsługę klientów, ale także przyczynią się do lepszego ściągania należnych podatków. Co więcej, kasy z dodatkowymi funkcjami mają wpłynąć na uproszczenie niektórych procedur. Podatnicy odczują to już przy instalacji urządzeń fiskalnych online.
Wdrożenie kasy rejestrującej w firmie wymaga postępowania zgodnego z funkcjonującymi przepisami fiskalnymi. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera oddzielne Rozporządzenie Ministra Finansów. Akt prawny z 14 marca 2013 roku nie będzie jednak dotyczył urządzeń działających w trybie online. W przypadku takich kas rejestrujących zmienią się bowiem procedury – związane zarówno z fiskalizacją modelu nowego typu, jak i prawidłową komunikacją z Urzędem Skarbowym.
Online’owe uruchamianie w trybie fiskalnym
Podobnie jak dotychczas, kasy rejestrującej online również będą uruchamiane w trybie fiskalnym przez serwisantów, którzy posiadają do tego odpowiednie uprawnienia. Technicy wykonują takie usługi na zlecenie podatników. Kluczowa zmiana ma jednak polegać na sposobie przeprowadzania fiskalizacji. Już ta czynność będzie się odbywała w trybie online i pozwoli na nawiązanie pierwszego połączenia pomiędzy urządzeniem rejestrującym oraz Centralnym Repozytorium Kas. W rezultacie, kasa trafi do rejestru CRK i otrzyma harmonogram transmisji danych. Co więcej, podczas fiskalizacji urządzenie online zyska indywidualny numer ewidencyjny, który należy umieścić na obudowie (w widocznym miejscu i w trwały sposób). I będzie to miało duży wpływ na obowiązki towarzyszące instalacji kasy w firmie.
Co się zmieni w komunikacji z Urzędem Skarbowym?
Zgodnie z obecnymi zasadami, przedsiębiorca musi poinformować właściwy Urząd Skarbowy o tym, że jego kasa fiskalna została uruchomiona w trybie fiskalnym. Zgłoszenie dotyczące fiskalizacji należy złożyć w US w terminie nieprzekraczającym 7 dni – licząc od daty wykonania tej czynności przez serwisanta. W przypadku kasy rejestrującej online nie będzie jednak takiego obowiązku. Informacja na temat fiskalizacji urządzenia nowego typu automatycznie trafi do rejestru zdarzeń w Centralnym Repozytorium Kas, a więc także do organów skarbowych. Ponadto, w odpowiedzi na takie zawiadomienie, US zawsze wysyła do podatnika pismo zawierające m.in. indywidualny numer ewidencyjny (przypisany do danej kasy). A zgodnie z tym, o czym wspomnieliśmy wcześniej, taki kod trafi do przedsiębiorcy również za pośrednictwem Centralnego Repozytorium Kas.
Innymi słowy, wprowadzenie urządzeń rejestrujących online przyczyni się m.in. do uproszczenia procedur, które są związane z wdrożeniem takiej technologii sprzedaży w przedsiębiorstwie. Trzeba jednak pamiętać o tym, że przez najbliższych kilka lat w sprzedaży będą też dostępne kasy z elektroniczną kopią paragonów (do końca 2022 roku). W ich przypadku mają jednak funkcjonować dotychczasowe zasady. Natomiast od 2023 roku podatnicy będą mogli instalować wyłącznie urządzenia online.