Wdrażanie kas fiskalnych online w polskich firmach jest możliwe od początku maja 2019 roku, czyli od momentu wejścia w życie kluczowych przepisów w sprawie takich urządzeń rejestrujących oraz uruchomienia Centralnego Repozytorium Kas. O czym podatnik powinien koniecznie pamiętać, kiedy zdecyduje się na zainstalowanie takiej technologii sprzedaży?
Prawidłowa instalacja kasy lub drukarki fiskalnej w firmie zawsze była konieczna do rozpoczęcia korzystania z takiej technologii sprzedaży. Sam zakup odpowiedniego urządzenia, we właściwym terminie, to po prostu nie wszystko, o czym musi pamiętać przedsiębiorca. Wdrożenie modelu typu online różni się jednak od tego, do czego przywykliśmy m.in. w przypadku kas i drukarek z elektroniczną kopią paragonów. Szczegółowy opis całej procedury instalacyjnej można znaleźć w obowiązującym Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (tym, które weszło w życie na początku maja 2019 roku). Tym razem skupimy się jednak wyłącznie na najważniejszych, naszym zdaniem, zagadnieniach.
Wybór odpowiedniego interfejsu do współpracy z CRK
Biorąc pod uwagę funkcje kas fiskalnych online, łączność z CRK jest bez wątpienia kluczowym rozwiązaniem. I co najważniejsze, ma to znaczenie już przy zakupie oraz instalacji urządzenia. Podczas wdrożenia kasa fiskalna online musi bowiem nawiązać pierwsze połączenie z Centralnym Repozytorium Kas. A do tego niezbędny jest dostęp do łącza internetowego. Jakiego konkretnie? A to już zależy od preferencji użytkownika oraz od infrastruktury sieciowej, która jest dostępna w przedsiębiorstwie.
Jeżeli w siedzibie firmy funkcjonuje sieć LAN, można kupić i zainstalować kasę fiskalną online ze złączem Ethernet. Wiele modeli takich urządzeń rejestrujących występuje również w konfiguracji z modułem Wi-Fi. Jak nietrudno zgadnąć, w takim przypadku niezbędne jest podłączenie kasy online do sieci bezprzewodowej. Istnieje jednak jeszcze jedna, w pełni niezależna opcja. Mowa tutaj o modelach obsługujących modem GSM z kartą SIM. W pewnym uproszczeniu można napisać, że takie urządzenie fiskalne online samo zapewni sobie dostęp do łącza internetowego.
Fiskalizacja kasy online, NIP podatnika i numer ewidencyjny urządzenia
Najważniejszą częścią procedury instalacyjnej kasy lub drukarki rejestrującej jest tzw. fiskalizacja, określana także bardziej opisowo jako uruchomienie urządzenia w trybie fiskalnym. Poniekąd już wcześniej zaznaczyliśmy, że w przypadku wdrożenia modelu typu online wszystko przebiega przy równoczesnym połączeniu z Centralnym Repozytorium Kas. Warto jednak dodać, że fiskalizacja kasy lub drukarki online może być przeprowadzona wyłącznie przez uprawnionego do tego serwisanta. A z punktu widzenia podatnika istotne są jeszcze 3 zagadnienia.
Po pierwsze, w trakcie fiskalizacji dochodzi do niepowtarzalnego i nieodwracalnego zapisu NIP-u przedsiębiorcy w pamięci fiskalnej urządzenia. Zaprogramowanego numeru identyfikacji podatkowej nie można później zmodyfikować. Ewentualne pomyłki w tym zakresie wymagają wymiany całego modułu pamięci fiskalnej w danym urządzeniu. Po drugie, w toku fiskalizacji kasa lub drukarka rejestrująca otrzymuje numer ewidencyjny. Jest to kod przypisany do danego urządzenia, który trzeba umieścić na jego obudowie (w widocznym miejscu i w trwały sposób). Po trzecie, po przeprowadzeniu fiskalizacji kasa online trafia do rejestru Centralnego Repozytorium Kas. Od tego momentu zaczyna też transmitować wymagane informacje do CRK (zgodnie z odgórnie narzuconym harmonogramem).
Kasa fiskalna online a zgłoszenie instalacji do Urzędu Skarbowego
Czy instalację kasy fiskalnej online, podobnie jak przy wdrożeniu urządzenia z kopią elektroniczną, trzeba dodatkowo zgłaszać do Urzędu Skarbowego (właściwego dla danej działalności gospodarczej)? Odpowiedź brzmi – nie. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie ma wymogu składania zawiadomienia przed- i poinstalacyjnego w formie pisemnej. Informacja na temat zafiskalizowania kasy fiskalnej online trafia do organów skarbowych za pośrednictwem Centralnego Repozytorium Kas. Wszystko odbywa się więc w sposób automatyczny, bez bezpośredniego udziału podatnika (właściciela urządzenia).