redakcja Użytkowanie wynajmowanych kas i drukarek fiskalnych nie jest może jeszcze popularnym procederem. Polskie przepisy dopuszczają jednak prowadzenie ewidencji przy użyciu urządzeń rejestrujących, które zostały nabyte w ten sposób. O czym jednak trzeba pamiętać przy wynajmie kasy lub drukarki fiskalnej?
Tylko online, czyli rodzaj urządzenia ma znaczenie
Rodzaj urządzenia rejestrującego sprzedaż ma kluczowe znaczenie w kontekście wynajmu takiej technologii sprzedaży. Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, przedsiębiorca może nabyć w ten sposób wyłącznie kasę lub drukarkę fiskalną online. Warto więc przypomnieć, że mowa o urządzeniu, które gwarantuje m.in. współpracę z Centralnym Repozytorium Kas oraz archiwizowanie ważnych danych w pamięci chronionej. Równocześnie, nie ma możliwości wynajmu kasy lub drukarki rejestrującej z elektroniczną kopią paragonów. Takie modele są jeszcze dostępne na polskim rynku, ale jedyny sposobem ich nabycia jest „tradycyjny” zakup urządzenia u autoryzowanego dystrybutorach technologii sprzedaży lub producenta.
Wynajem kasy rejestrującej – jakie wymogi trzeba spełnić?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, przy wynajmie urządzenia fiskalnego online musi zostać podpisana umowa najmu, dzierżawy, leasingu lub inna o podobnym charakterze. Model nabywany w ten sposób musi również posiadać nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną. W praktyce oznacza to, że przy ponownym wynajmie tej samej kasy należy wcześniej dokonać wymiany jej pamięci fiskalnej. Ponadto, przepisy wymagają wtedy przeprowadzenia przeglądu technicznego, który ma dodatkowo potwierdzić, że urządzenie nie zawiera żadnych danych na temat ewidencji prowadzonej przez poprzedniego podatnika.
Z punktu widzenia firmy, która oferuje kasy i drukarki fiskalne online na wynajem, istotne jest także to, że trzeba przekazać podatnikowi:
- informację o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis,
- kopię dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy, zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie.
Brak ulgi za urządzenie fiskalne online
Ważną informacją w kontekście wynajmu kasy lub drukarki fiskalnej online jest także to, że podatnik nie ma wtedy możliwości skorzystania z ustawowej ulgi. Przepisy dopuszczają przyznanie takiej refundacji wyłącznie w przypadku zakupu urządzenia rejestrującego na własność. Sama ulga za kasę lub drukarkę online wynosi zaś do 90% poniesionych kosztów, jednak nie więcej niż 700 zł. Można z niej skorzystać przy wdrożeniu pierwszego urządzenia rejestrującego w firmie lub w sytuacji, gdy podatnik stosuje już technologię sprzedaży starego typu (z kopią papierową lub elektroniczną), ale przepisy zobligowały go do wcześniejszego wdrożenia modelu typu online (łączącego się z Centralnym Repozytorium Kas).
