Powoli dobiega końca obowiązkowa wymiana kas fiskalnych w przedsiębiorstwach, które w przeszłości zostały zobligowane do tego przez Ministerstwo Finansów. W tym przypadku chodzi oczywiście o dostosowanie wielu firm do konieczności stosowania urządzeń rejestrujących typu online. Na czym konkretnie będzie polegał ostatnie etap tego procesu?
Kto jeszcze i do kiedy musi zainstalować kasę online?
Wymiana kas fiskalnych offline na online rozpoczęła się jeszcze w 2019 roku. Cały proces został podzielony przez ustawodawcę na 3 etapy i gdyby nie epidemia koronawirusa, już pół roku temu ostatnie grupy podatników zaczęłyby obowiązkowo stosować urządzenia współpracujące z CRK. Ostateczny termin dla przedsiębiorców z 3 etapu został jednak przeniesiony na 1 lipca 2021 roku. Najpóźniej od tego dnia wskazane odgórnie grupy podatników muszą rozpocząć stosowanie kas fiskalnych online. A chodzi konkretnie o podmioty prowadzące gabinety lekarskie, firmy budowlane, kancelarie prawne, salony kosmetyczne i fryzjerskie oraz placówki oferujące usługi poprawy kondycji fizycznej (w zakresie wstępu). Podkreślmy więc raz jeszcze, że od 1 lipca 2021 roku stosowanie urządzeń offline (z kopią papierową lub elektroniczną) w takich przedsiębiorstwach będzie niezgodne z przepisami.
Możliwość skorzystania z ulgi za wymianę urządzenia
Dopełnienie formalności w odpowiednim terminie jest istotne nie tylko ze względu na ewentualne konsekwencje prawne i finansowe. Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotna jest także przysługująca mu ulga. Za wcześniejsze wdrożenie kasy fiskalnej online, w odgórnie ustalonym terminie, można bowiem odzyskać do 90% poniesionych kosztów (nie więcej niż 700 zł). W tym przypadku kluczowe będzie jednak zainstalowanie odpowiedniego urządzenia rejestrującego najpóźniej do 1 lipca 2021 roku. Natomiast przekroczenie wspomnianego terminu całkowicie uniemożliwi skorzystanie z ustawowej ulgi za kasę fiskalną online.
Kasa fiskalna offline – co zrobić ze starym urządzeniem?
Podatnik zobligowany do wymiany kasy fiskalnej nie może tak po prostu odłożyć starego urządzenia na półkę i całkowicie o nim zapomnieć. W takiej sytuacji będzie ono bowiem nadal traktowane jak czynna technologia sprzedaży, która widnieje w ewidencji Urzędu Skarbowego i teoretycznie jest wykorzystywana przy obsłudze klientów. Ponadto, pozostawione w ten sposób urządzenie offline (z kopią papierową lub elektroniczną) będzie musiało przechodzić regularne przeglądy techniczne.
Co w takim razie należy zrobić z taką technologią sprzedaży? Przepisy wymagają jej prawidłowego „zamknięcia”. Polega to m.in. na odczycie zawartości pamięci fiskalnej (wykonywanym przez serwis), sporządzeniu protokołów z tej czynności oraz złożeniu wniosku o wyrejestrowanie starej kasy z ewidencji prowadzonej przez Urząd Skarbowy. I dopiero po przejściu całej wymaganej procedury uznaje się, że urządzenie zakończyło pracę w trybie fiskalnym. Następnie zaś „zamkniętą” kasę rejestrującą można np. poddać utylizacji w firmie, która zajmuje się serwisowaniem takich technologii sprzedaży.