redakcja Podatnicy, dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, są zobowiązani do rejestrowania tych operacji za pomocą kas fiskalnych. Jednakże co zrobić w sytuacji, gdy kasa rejestrująca ulegnie awarii? Czy można nadal dokonywać sprzedaży?
Odpowiedzi na to pytanie udziela art. 111 ust. 3 ustawy o VAT, mówiący, że gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jest on zobowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego z użyciem rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku, gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, również przy użyciu tej kasy, nie jest możliwe, podatnik musi zaprzestać prowadzenia sprzedaży.
Przepisy dają zatem podatnikowi prawo do tymczasowego zastąpienia kasy podstawowej urządzeniem rezerwowym i kontynuowania sprzedaży w przypadku, gdy główna kasa nie daje możliwości ewidencjonowania na niej obrotu oraz kwot podatku należnego (czyli np. gdy uległa awarii bądź brak prądu spowodował rozładowanie akumulatora).
Należy jednak pamiętać, że powyższe jest prawem podatnika, a nie jego obowiązkiem. Jeżeli zatem ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy podstawowej nie jest możliwe, podatnik może od razu zaniechać prowadzenia sprzedaży, do czasu aż główne urządzenie ponownie będzie nadawało się do użytku. W takim przypadku trzeba jednak liczyć się z konsekwencjami finansowymi związanymi z zaprzestaniem sprzedaży, a nawet z utratą klientów.
Ekonomiczne przesłanki do zakupu kasy rezerwowej
Niemniej, to podatnik decyduje o tym, czy w ogóle zakupić kasy rezerwowe i jeżeli tak, to jaką ich liczbę. Przy podejmowaniu takiej decyzji warto kierować się względami ekonomicznymi. Trzeba bowiem liczyć się z tym, że w sytuacji braku możliwości ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych za pomocą kas fiskalnych, podatnik obowiązkowo musi tej sprzedaży zaprzestać do czasu, aż ewidencja na tych urządzeniach znowu będzie możliwa. Okres taki, w przypadku poważnych awarii kasy, może potrwać nawet dłuższy czas. Ponadto, niekiedy nawet kilkugodzinna przerwa w sprzedaży może doprowadzić do istotnych strat finansowych. Dlatego, jeżeli obrót z tytułu tej sprzedaży jest stosunkowo duży, podobnie jak jej częstotliwość oraz liczba klientów, warto posiadać rezerwową kasę fiskalną, a w przypadku posiadania wielu placówek, nawet kilka takich urządzeń. Przykładem są tutaj sklepy spożywcze, w których klienci dokonują zakupów każdego dnia i niemalże o każdej porze.
Odliczenie i zwrot z tytuły zakupu urządzenia
Ministerstwo Finansów, podatnikom, którzy zakupią kasę rezerwową w tym samym czasie, co podstawową, przyznaje taką samą ulgę, jak na kasę podstawową. Polskie prawo mówi o tym, że podatnicy, którzy w obowiązujących terminach rozpoczną ewidencję obrotu oraz kwot podatku należnego, mają możliwość odliczenia od tego podatku 90% ceny zakupy każdej z kas rejestrujących (nie więcej jednak niż 700 zł), które zostały zgłoszone na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania.
Ci podatnicy, którzy są zwolnieni od podatku lub wykonują czynności zwolnione, otrzymują analogiczną kwotę, z tym że Urząd Skarbowy dokonuje zwrotu na wskazany rachunek bankowy podatnika lub na jego rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Art. 111 ust.4 i 5 ustawy o VAT mówi, że Urząd ma obowiązek dokonać zwrotu do 25. dnia, od daty złożenia przez podatnika odpowiedniego wniosku. Podstawę do odliczenia ulgi od zakupu urządzenia fiskalnego stanowi dowód zapłaty całej należności za kasę bądź drukarkę.
Jeśli chodzi natomiast o podatników prowadzących opodatkowaną sprzedaż, mogą oni odliczyć wydane na zakup kasy kwoty w deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęło się ewidencjonowanie (ewentualnie za okres następujący po tym okresie). Warunkiem jest, by kwota odliczenia nie była wyższa od kwoty różnicy między podatkiem należnym a naliczonym.
Rezerwowa jak ustawowa
Oczywiście, jeżeli podatnik zdecyduje się na zakup kasy rezerwowej, powinien pamiętać, że muszą zostać dokonane wszystkie czynności wymagane przy kasach podstawowych. Trzeba zatem dokonać fiskalizacji takiej kasy oraz zgłosić ją do Urzędu Skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Konieczne jest także przeprowadzanie okresowych przeglądów tych urządzeń.
Kasa rezerwowa musi spełniać te same wymogi techniczne, co inne urządzenia fiskalne, pracujące w danym punkcie handlowym, a paragony przez nią drukowane powinny zawierać wszystkie wymagane informacje. W dniach i miesiącach, w których prowadzona była sprzedaż ewidencjonowana na kasie rezerwowej, należy drukować raporty dobowe i miesięczne. Nie ma natomiast obowiązku drukowania raportów za okresy, w których kasa nie była używana.
Niestety, identycznie jak w przypadku kas podstawowych, nie ma możliwości szybkiego przenoszenia kasy pomiędzy punktami sprzedaży. Wynika to z faktu, iż paragon fiskalny musi spełniać wszystkie warunki określone przepisami. Oznacza to, że w odpowiednim miejscu musi drukować się adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika. W przypadku, gdy w punkcie sprzedaży mamy więcej niż jedno stanowisko kasowe, paragon powinien zawierać informację o kolejnym numerze kasy i oznaczenie kasjera. Gdy podatnik prowadzi kilka punktów sprzedaży, warto zaopatrzyć się w więcej niż jedno urządzenie rezerwowe.
Istotne jest również to, że w prawie polskim nie istnieje pojęcie „kasy zastępczej”, gdyż urządzenie fiskalne, w procesie fiskalizacji przypisywane jest do danego podatnika. W przypadku uszkodzenia głównej kasy fiskalnej serwis nie ma możliwości wypożyczenia podatnikowi „kasy zastępczej”.
