Z zakupem kasy fiskalnej jest jak z wizytą u dentysty – robisz to, kiedy naprawdę musisz. A potem jeszcze upewniasz się trzy razy, że musisz naprawdę, zasięgając informacji u kogoś kompetentnego: księgowej, osoby w Urzędzie Skarbowym, czy pracownika Krajowej Informacji Podatkowej – w razie wątpliwości można po prostu zadzwonić na infolinię. Później przychodzi czas na stanowcze działania.
Na początek zdecydowane stwierdzenie, że nie wiem, jak się za to zabrać. Zaczynam więc od wyboru postawy życiowej wobec problemu. Jest kilka dróg: histeryczna („niech mnie ktoś uratuje, dlaczego ja!?…”), minimalistyczna („żeby się tylko nie spocić”), animalistyczna („rozgryzę Cię, kaso”). Po krótkim zastanowieniu odrzucam wszystkie i postanawiam zrobić to metodycznie.
Zaczynam od przeszukania Internetu w celu uzyskania informacji typu: instalacja kasy fiskalnej krok po kroku. Nie znajduję nic takiego – sama muszę zatem zrekonstruować fakty. Napotykam natomiast na wpisy ludzi podobnych do siebie . Z zadowoleniem stwierdzam, że w porównaniu z niektórymi jestem może i laikiem, ale nie ignorantem. Wiedziałam, że nie wystarczy kasy kupić, trzeba też znaleźć jakiegoś sympatycznego człowieka, który z pewnością ją uruchomi i sprawi, że będzie należycie spełniać swoją funkcję (poznałam magiczne słowa – klucze: serwisant, instalacja i fiskalizacja).
Zadowolenie minęło, kiedy okazało się, że ja wcale nie chcę mieć kasy. Wręcz nie powinnam jej chcieć. Powinnam zaopatrzyć się w drukarkę fiskalną. Chcę przecież zintegrować sprzęt z komputerem i Subiektem (zaczynam posługiwać się kasowofiskalnym dialektem). Zdecydowanie wolę takie rozwiązanie – nie będę godzinami „przeklepywać” bazy danych. Poza tym możliwość podglądu sprzedaży w komputerze i robienia raportów wydaje mi się bardziej komfortowa. OK, wybieram drukarkę. Wybieram, wybieram…..jeszcze wybieram.
Pierwsza smutna konstatacja: drukarka jest droższa niż kasa. Ponieważ nie żyjemy w świecie idealnym, muszę się z tym jakoś pogodzić. Kupuję sprzęt, który będzie mi służył przez kilka lat – a więc nie ma mowy o pozornych oszczędnościach. Chyba nawet pozwolę sobie na małą ekstrawagancję – drukarkę z kopią elektroniczną. Skoro prawo każe przechowywać kopie paragonów, niech przynajmniej to, nie zalega mi latami w pudełkach po butach. Na jednej rolce będą się drukować paragony dla klienta (jest szersza – paragony są dzięki temu bardziej czytelne), kopie zapisują się natomiast na karcie pamięci SD (jak w aparacie fotograficznym).
Różnica w cenie, względem drukarki z tradycyjną kopią papierową, jest naprawdę niewielka (od 100 do 200 zł), a uniknę mnożenia papirusów, nie mówiąc już o siedliskach kurzu. Z drugiej strony nie potrzebuję gadżetu, nie będę się nią chwalić przed znajomymi – wybieram więc prosty model, który nie zajmuje dużo miejsca i – co ważne, drukarka wydaje się banalnie prosta w obsłudze. Dzwonię do producenta – też twierdzi, że banalna. No i zawsze mogę ją wcześniej wypróbować, nazywa się to trybem szkoleniowym. Czuję się uspokojona, biorę.
Kolejny etap to zrobienie zakupów u dystrybutora. No tak, trzeba jeszcze wybrać dystrybutora. Obdzwaniam kilku. Jakość obsługi (jak w przypadku, każdych innych zakupów) jest różna. Mogę jechać do dyskontu: – Tak, jesteśmy najtańsi, ale (teraz będzie drobnym drukiem) nie przeprowadzamy szkolenia z obsługi (czyli: poczytaj sobie instrukcję), nie przyjedziemy na instalację (jasne, przewiozę sobie drukarkę metrem, w końcu jest mała).
Rodzi się także pokusa skorzystania z oferty sklepu internetowego, ale tu też trzeba być czujnym. Jeśli kupię drukarkę 300 kilometrów od mojej firmy, nikt do mnie nie przyjedzie kiedy będę w potrzebie, szkolenie odbędzie się w najlepszym razie przez telefon, a w przypadku jakiejkolwiek usterki urządzenie będę wysyłać na drugi koniec Polski. W dłuższej perspektywie będę mieć kontakt z tymi ludźmi – naprawy gwarancyjne, pogwarancyjne, przeglądy serwisowe – trzeba wiec wybrać mądrze (i najlepiej – lokalnie).Nieprzemyślane decyzje znowu mogą kosztować – zmianę serwisu przeprowadza importer albo producent na wniosek podatnika (koszt takiej operacji 100 – 300 zł).
Zabrało to chwilę, ale w końcu znalazłam dealera, który ma dobre ceny, serwisant instaluje kasę na miejscu, a do tego przeprowadza szkolenie z obsługi. Mogę też zadzwonić w razie potrzeby – o sensie życia raczej nie porozmawiamy, ale problemy z urządzeniem czasem da się rozwiązać przez telefon.
Teraz sprawy organizacyjne. Oczywiście kasę, w moim przypadku drukarkę, trzeba zgłosić do Urzędu Skarbowego. Okazuje się, że są dwa druki – jeden wypełniam najpóźniej dzień przed instalacją – ile kas, czy drukarek i gdzie będą używane, a także kiedy odbędzie się instalacja. Prosty druk dostępny w każdym Urzędzie, a także w Internecie. Aby mieć całkowitą pewność, że druk jest prawidłowy (podobno formularze mogą się od siebie różnić) należy się kierować wnioskami płynącymi z dedukcji: jeśli składasz wniosek w danym Urzędzie – weź z niego druczek. Potem drugi, kiedy drukarka już zostanie uruchomiona i zafiskalizowana – czyli będzie gotowa do sprzedaży fiskalnej (w języku zwykłych ludzi oznacza to rejestrowanie sprzedaży, a za tym idą obowiązki podatkowe). Na jego złożenie mam 7 dni. Urząd odsyła numer ewidencyjny, który wpisuję do książeczki serwisowej zostawionej przez serwisanta i markerem na samą kasę. Nie muszę czekać ze sprzedażą na list zwrotny z Urzędu.
Miłym zaskoczeniem jest fakt, że przy takich zakupach mogę skorzystać z odliczeń – jako właścicielka kasy, koniecznie z dowodem zakupu. Zwrot 90% kosztów każdej pierwszej kasy (ale nie więcej niż 700 zł) jest możliwy, jeśli zgłoszę je do US przed planowaną fiskalizacją. Nie będę potrzebowała w przyszłości więcej drukarek, dlatego zgłoszę jedną. Ale jeśli za rok czy dwa będę chciała zainstalować następną – wtedy już nie mogę liczyć na odliczenie. Poza zwrotem części wydatków drukarkę można też „wrzucić w koszty” i odliczyć podatek VAT z ceny brutto urządzenia. Generalnie, cenę zakupu da się przeboleć.
Sama instalacja, szkolenie i fiskalizacja przebiegały sprawnie i szybko. Widać, że serwisant przeszedł w swoim życiu ćwiczenia z cierpliwości. Na wszystkie pytania odpowiadał bez jakiegokolwiek grymasu twarzy zdradzającego zniecierpliwienie. Na szczęście trafiłam na profesjonalistę, więc całość zabrała mniej niż pół godziny. Do tego jeszcze garść informacji dotyczących obsługi programu sprzedażowego, i już. Wprawdzie pan podczas instalacji klęczał przed kasą, ale twierdził, że tak mu wygodniej i na co dzień nie trzeba oddawać jej aż takich hołdów.