Zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów z dnia 14 marca 2013 roku, które weszło w życie 1 kwietnia 2013 roku, wszyscy podatnicy, którzy prowadzą ewidencję sprzedawanych towarów lub usług, są zobowiązani do jednoznacznego identyfikowania nazw swojego asortymentu.
Szczegółowe wyjaśnienie tych przepisów jest dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. W kasach bądź w drukarkach, które nie posiadają możliwości technicznych, pozwalających na precyzyjnie opisanie towaru lub usługi, można np. stosować skróty. Praktyka potwierdza, że podatnicy bardzo często korzystają z takiej opcji. Ważne jednak, aby zastosowany skrót był unikalny i dotyczył konkretnego elementu oferty (lub grupy elementów). Powinien być on także „czytelny”, w tym sensie, że o ile „zegarek elektr.” może coś powiedzieć nabywcy, o tyle „zeg. e.” już niekoniecznie.
Korzystanie z prostszych urządzeń fiskalnych
Sytuacja może być nieco bardziej skomplikowana w przypadku prostszych urządzeń, które nie posiadają wystarczająco dużej bazy PLU. Przykładowo, jeśli firma ma w swojej ofercie 5 000 towarów lub usług, a pamięć kasy obsługuje 3 000 pozycji, podatnik jest zobowiązany do zapełnienia tego miejsca. Dozwolone jest korzystanie ze skrótów, jak również, tam, gdzie ma to uzasadnienie, identyfikowanie elementów asortymentu w grupach. Warto jednak pamiętać o tym, że opis ogólny musi dotyczyć konkretnego rodzaju towaru lub usługi. Przykładowo: można używać nazwy „ziemniaki”, dla znajdujących się w asortymencie odmian ziemniaków, ale nie należy identyfikować ziemniaków i buraków jako „warzywa”.
Poza tym, dozwolone jest klasyfikowanie towarów lub usług w grupach również wtedy, kiedy poszczególne elementy ogólnego opisu mają inną cenę (np. różna cena danego towaru za kilogram). Używanie jednej nazwy nie będzie jednak zgodne z nowymi przepisami, jeśli elementy znajdujące się w ogólnym opisie są objęte różnymi stawkami podatku VAT. Przykładowo, w przypadku sklepu spożywczego, który ma w ofercie suszone pomidory, objęte 8% stawką podatku VAT, a także pomidory na gałązce, objęte 5% stawką podatku VAT, wymagane będzie oddzielne identyfikowanie tych produktów.
Nazwy produktów jak w cenniku
Jeśli firma ma w swojej ofercie pewien produkt finalny, składający się z kilku komponentów, nie wystąpi konieczność wyliczania na paragonie wszystkich elementów, z których powstał. W takiej sytuacji można stosować nazwy, jakich podatnik używał podczas tworzenia zasad odpłatności (cennika). Dobrze obrazuje to przykład kwiaciarni. Jeśli taka firma ma w swojej ofercie różnego rodzaju bukiety, w tym np. bukiet ślubny, nie trzeba wymieniać wszystkich kwiatów, z których powstał. Jeśli urządzenie fiskalne posiada możliwość drukowania paragonów z dłuższym opisem, można oczywiście zadbać o bardziej precyzyjną identyfikację. Nie jest to jednak obowiązkowe.
Przepisy zakładają również, że stosowane przez podatnika urządzenie fiskalne oraz jego możliwości techniczne, mogą mieć duży wpływ na wymagania związane ze sposobem jednoznacznej identyfikacji towarów lub usług. Dotyczy to głównie prostszych kas rejestrujących, w których brak niektórych funkcji będzie skutkować mniej szczegółowymi opisami. Można przez to rozumieć, że od podatnika, który zakupił do prowadzenia działalności urządzenie z podstawowymi możliwościami, nikt nie będzie wymagał cudów.
Należy podkreślić, że odpowiedzialność za to, jak będą identyfikowane towary lub usługi, ponosi tylko i wyłącznie podatnik, do którego należy prowadzona działalność. To on powinien zadbać o to, aby na paragonie pojawiły się unikalne nazwy, zarówno w przypadku pojedynczych elementów, jak i opisów grupowych. Od podatnika zależy również, czy zdecyduje się na ponowne zaprogramowanie starego urządzenia, rozszerzenie go o program sprzedażowy, czy też zakup nowej kasy z systemem.