redakcja Podstawowym zadaniem użytkownika kasy fiskalnej jest prowadzenie ewidencji sprzedaży. W dużym uproszczeniu, polega to na rejestrowaniu dokonywanych transakcji oraz wystawianiu paragonów dla klientów indywidualnych. Warto jednak pamiętać o tym, że podatnicy są również zobligowani do prawidłowego uwzględniania ewentualnych błędów na wydrukowanych dowodach sprzedaży. Jak należy prowadzić ewidencję omyłkowo wystawionych paragonów fiskalnych?
Kasy rejestrujące posiadają wiele przydatnych funkcjonalności, lecz żaden model nie pozwala na skasowanie wystawionego paragonu fiskalnego. Taki dowód sprzedaży jest zapisywany w pamięci fiskalnej urządzenia. Jego usunięcie byłoby wręcz niezgodne z obowiązującymi przepisami. Dlatego też omyłkowo wystawiony paragon fiskalny należy uwzględnić w odrębne ewidencji oczywistych błędów. Później taką dokumentację wykorzystuje się do wprowadzania korekt w firmowej księgowości, np. KPiR (książce przychodów i rozchodów).
Jaką formę powinna mieć ewidencja błędów?
Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji błędów na paragonach fiskalnych można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. W tym akcie prawnym nie ma jednak informacji na temat wymaganej formy dokumentacji. Innymi słowy, podatnicy mogą do tego wykorzystać np. zeszyt, teczkę lub segregator. Często jednak można spotkać się z zaleceniami dotyczącymi prowadzenia ewidencji pomyłek. Natomiast postępowanie zgodne z „nieoficjalnymi” zasadami pozwala na zachowanie porządku w firmowej dokumentacji.
Po pierwsze, ewidencję pomyłek na paragonach fiskalnych warto oznaczyć informacjami na temat urządzenia, przy użyciu którego wystawiane są dowody sprzedaży. Może to być np. nazwa modelu oraz przypisany do niego numer ewidencyjny. Po drugie, jeżeli podatnik korzysta z kilku kas rejestrujących, warto stworzyć odrębne ewidencje błędów dla każdego z nich. Z pewnością ułatwi to późniejsze wprowadzanie korekt w księgowości.
Co musi zawierać wpis dotyczący błędnego paragonu?
Odpowiadając na to pytanie, należy wrócić do przywołanego wcześniej Rozporządzenia Ministra Finansów. W tym przypadku wyjaśnia ono bowiem szczegółowo, jakie informacje muszą się znaleźć w każdym wpisie do ewidencji oczywistych błędów. W adnotacji trzeba umieścić wartość sprzedaży brutto i podatku należnego omyłkowo zarejestrowanej sprzedaży oraz opis przyczyn i okoliczności zaistniałej sytuacji. Ponadto, do wpisu należy dołączyć paragon fiskalny, na którym znajduje się oczywisty błąd.
Osobną kwestią jest to, że uwzględnienie dowodu sprzedaży w ewidencji oczywistych pomyłek nie zwalnia z obowiązku wydania klientowi paragonu fiskalnego z poprawnymi informacjami. Konieczność wystawiania prawidłowych dokumentów tego typu wynika m.in. z ustawy o podatku od towarów i usług.
