Choć współczesne technologie sprzedaży potrafią być pod wieloma względami odmienne, istnieją rozwiązania, których nie może zabraknąć w urządzeniach rejestrujących. Ich charakter i sposób działania wynika bowiem z obowiązujących ustaleń prawnych. Do takich przypadków z pewnością należy funkcjonalność odpowiedzialna za zapis kopii wystawianych paragonów. Niemniej, ta kwestia również została technicznie rozstrzygnięta na parę sposobów.
Do sprzedaży i użytku są dopuszczane jedynie takie urządzenia rejestrujące, które otrzymały homologację, czyli oficjalną zgodę Głównego Urzędu Miar. Aby jednak taka decyzja na rzecz konkretnego modelu została wydana, musi on spełniać określone, zawarte w przepisach, normy techniczne. Wśród tych wymogów znajduje się m.in. obecność funkcjonalności, która pozwoli na prawidłowe archiwizowanie kopii wystawionych paragonów. Jednak współcześnie istnieją 2 warianty tego rozwiązania, zgodne z ustaleniami prawnymi. Czym one się różnią i który z nich przynosi więcej korzyści podatnikowi?
Kopia paragonów i jej podstawa prawna
Do obowiązków przedsiębiorcy ewidencjonującego sprzedaż za pomocą urządzenia fiskalnego należy poprawna i systematyczna realizacja konkretnych zadań. I nie chodzi tylko o wystawianie paragonów za każdą zarejestrowaną transakcję oraz wydawanie ich klientom. Mowa również o takich czynnościach, jak realizacja raportów dobowych i miesięcznych czy zgłaszanie kasy bądź drukarki fiskalnej na obowiązkowe przeglądy techniczne. Ponadto, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku, podatnik zobowiązany do prowadzenia ewidencji obrotu przy użyciu urządzenia rejestrującego musi archiwizować kopie wystawionych paragonów fiskalnych. Każdy taki dokument powinien być przechowywany nie krócej, niż przez okres 5 lat, licząc od końca roku obrachunkowego, w którym nastąpił wydruk oryginału. Dla organów skarbowych kopie wystawionych paragonów tworzą bowiem podstawę do stwierdzenia, czy ewidencja obrotu i podatku należnego VAT jest prawidłowo prowadzona (np. podczas niezapowiedzianych kontroli).
Jeden obowiązek, różne rozwiązania techniczne
Obecnie przedsiębiorcy mają do wyboru 2 zgodne z przepisami sposoby na zapisywanie kopii paragonów – w formie tradycyjnej lub elektronicznej. Poszczególne modele kas i drukarek fiskalnych dysponują jednym z tych wariantów rozwiązania. Dlatego przedsiębiorca decydujący się na zakup urządzenia rejestrującego powinien uwzględnić to, jak ono archiwizuje kopię paragonów. Później bowiem nie będzie możliwości dokonania zmiany tej funkcjonalności.
Czym się różnią oba wspomniane wyżej warianty? Urządzenie z tradycyjnym rozwiązaniem działa przy użyciu dwóch rolek papieru termicznego. Pierwsza służy do wystawiania paragonów, które następnie są wydawane klientom. Tymczasem na drugiej automatycznie umieszczane są kopie tych dokumentów. To właśnie te ostatnie, zapełnione rolki papieru termicznego należy przechowywać. Co więcej, przechowywać w odpowiednich warunkach. Z uwagi na niską trwałość wydrukowanych danych, które powinny pozostać czytelne przez kolejne lata, papierowe kopie paragonów najlepiej składować w suchym, chłodnym miejscu bez dostępu światła słonecznego. Natomiast nowocześniejszą formę archiwizacji opisywanych dokumentów zapewnia rozwiązanie elektroniczne. Wyposażone w nie urządzenia fiskalne wykorzystują do pracy tylko jedną rolkę papieru termicznego – przeznaczoną dla wydruków wydawanych nabywcom. Kopie paragonów są zaś zapisywane w wersji cyfrowej, na zainstalowanej w kasie bądź drukarce karcie pamięci.
Rodzi się więc pytanie: który z tych wariantów jest lepszy? Urządzenia fiskalne z papierową kopią paragonów są z pewnością zdecydowanie tańsze. Z drugiej strony, modele archiwizujące niezbędne dane w formie elektronicznej zapewniają wygodniejsze spełnianie fiskalnego obowiązku – znika bowiem konieczność odpowiedniego gromadzenia mnóstwa wydruków. Zresztą informacje zebrane na karcie pamięci można np. w łatwy i szybki sposób przenieść na komputer oraz lepiej zabezpieczyć, umieszczając je na dodatkowych nośnikach (jak pendrive, płyta DVD czy zewnętrzny dysk twardy). Ponadto, mniejsze zużycie papieru termicznego podczas pracy oznacza też obniżenie wydatków na materiały eksploatacyjne.
Kopia paragonów wobec zmian w systemie fiskalizacji
Z upływem czasu coraz więcej mówi się o pracach nad regulacjami prawnymi, które umożliwią wprowadzenie systemu fiskalizacji online. Będzie on przede wszystkim polegał na stałym, internetowym połączeniu i współpracy kas rejestrujących z serwerami Ministerstwa Finansów. Tą drogą ma się odbywać automatyczna, regularna transmisja danych, dotyczących ewidencji obrotu prowadzonych w poszczególnych przedsiębiorstwach. Jak w takim przypadku będzie wyglądała kwestia papierowych oraz elektronicznych kopii paragonów? Na finalne, szczegółowe rozwiązania prawne trzeba jeszcze poczekać. Wiadomo natomiast, że dojdzie do stopniowej wymiany dotychczasowych urządzeń rejestrujących na kasy fiskalne online, które jednak, wedle założeń, mają zachować obowiązek wystawiania papierowych paragonów dla klientów.