redakcja Znajomość zasad prowadzenia ewidencji w przypadku pracowników, którzy korzystają z urządzeń fiskalnych, jest wymogiem prawnym. Co więcej, to podatnik (właściciel firmy) musi zadbać o to, żeby takie osoby zostały odpowiednio przeszkolone. A samo zapoznanie pracownika z zasadami rejestrowania obrotu i wydawania paragonów to wciąż nie wszystko, czego wymagają przepisy.
Konieczność zapoznania pracownika z regulacjami dotyczącymi prowadzenia ewidencji wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Pierwotnie taki wymóg został wprowadzony przez ustawodawcę w drugiej połowie 2019 roku i obecnie każdy przedsiębiorca musi już dopełnić formalności z tym związanych. Co więcej, trzeba to zrobić zanim pracownik zatrudniony w firmie rozpocznie obsługiwanie klientów przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Rejestrowanie obrotu i wydawanie paragonów fiskalnych
Czy pracownik firmy, który obsługuje urządzenie fiskalne, musi zapoznać się z całym Rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących oraz dodatkowo z ustawą o podatku od towarów i usług? Na szczęście nie ma wymogu aż tak długiej i skomplikowanej lektury. Zgodnie z treścią wspomnianego Rozporządzenia MF, „podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania”.
W tym przypadku chodzi konkretnie o Załącznik nr 1 do przepisów w sprawie kas rejestrujących, który liczy sobie zaledwie jedną stronę. Znajdujące się w nim wytyczne obejmują przede wszystkim zasady ewidencjonowania każdej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej (nieprowadzącej działalności gospodarczej) lub rolnika ryczałtowego oraz wystawiania i wydawania paragonów fiskalnych. Ponadto, w Załączniku nr 1 do Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wymieniono skutki nieprzestrzegania przepisów fiskalnych. Można tam przeczytać m.in., że „na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (faktury), może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zgodnie z art. 62 § 4 i § 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958, z późn. zm.))”.
Oświadczenie dotyczące zapoznania pracownika z zasadami prowadzenia ewidencji
Zapoznanie pracownika z zasadami prowadzenia ewidencji, jeszcze przed rozpoczęciem obsługi klientów przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej, to nie jedyna rzecz, o której trzeba pamiętać. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, należy również sporządzić oświadczenie w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla podatnika (właściciela firmy) oraz osoby zatrudnionej w przedsiębiorstwie. Wspomniany dokument stanowi potwierdzenie odpowiedniego przeszkolenia pracownika. Natomiast wzór takiego oświadczenia pomiędzy podatnikiem i pracownikiem można znaleźć w Załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących lub pobrać bezpośrednio ze strony internetowej podatki.gov.pl.
