Wprowadzenie kas i drukarek fiskalnych online było równoznaczne z wieloma zmianami w obowiązujących przepisach. Urządzenia rejestrujące nowego typu miały zagwarantować m.in. wystawianie paragonów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Czy ta zmiana została już wprowadzona w życie?
Wystawianie i wydawanie paragonów to obowiązek podatników
Wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych jest nieodłącznie związane ze stosowaniem kasy rejestrującej. W ten sposób należy potwierdzać każdą sprzedaż, która została dokonana na rzecz osoby fizycznej (nieprowadzącej działalności gospodarczej) lub rolnika ryczałtowego. Co więcej, właściciel bądź pracownik firmy musi to zrobić najpóźniej w momencie przyjęcia zapłaty za towar czy usługę. A zaniechanie tej czynności skutkuje zaniżeniem wysokości sprzedaży, która powinna być opodatkowana, a więc jest równoznaczne ze złamaniem obowiązujących przepisów fiskalnych. Grozi za to m.in. kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe.
Przez długie lata jedynym sposobem wystawienia i wydania paragonu fiskalnego był jego wydruk – przy użyciu mechanizmu termicznego, obecnego w kasie rejestrującej. Urządzenia typu online miały to jednak zmienić i umożliwić przedsiębiorcom udostępnianie omawianych dowodów sprzedaży także w formie elektronicznej. Przepisy wprowadzające taką zmianę już nawet obowiązują. Mowa konkretnie o Rozporządzeniu Ministra Finansów z 2019 roku w sprawie kas rejestrujących, które dodatkowo zostało zmienione w 2020 roku – właśnie w celu doprecyzowania zapisów dotyczących e-paragonu fiskalnego.
E-paragon za zgodą nabywcy i w sposób z nim uzgodniony
Nie bez powodu wspomnieliśmy przed chwilą o przepisach fiskalnych, które zmieniały się odpowiednio w 2019 i 2020 roku. Na początku września br. Ministerstwo Finansów ogłosiło bowiem jednolity tekst Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Można w nim przeczytać m.in., że „podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas on-line, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci elektronicznej”.
Dlaczego w takim razie realizowanie cyfrowych dowodów sprzedaży nie jest jeszcze szeroko rozpowszechnione wśród polskich przedsiębiorców? Główne przyczyny są dwie. Po pierwsze, nie ma jeszcze przepisów, które pozwalałyby na wystawienie i wysłanie paragonu fiskalnego wyłącznie w formie elektronicznej. Nadal konieczne byłoby równoczesne zrealizowanie takiego dowodu sprzedaży poprzez jego wydruk na papierze termicznym. Po drugie, nie ma jeszcze wypracowanego konkretnego standardu udostępniania e-paragonów fiskalnych. I jest to chyba najważniejsza przyczyna obecnego stanu rzeczy. Same urządzenia rejestrujące typu online (głównie kasy i drukarki) są teoretycznie gotowe na wprowadzenie omawianej funkcjonalności. Wysyłanie e-paragonów wymaga jednak odpowiedniej infrastruktury, za pośrednictwem której dowody sprzedaży będą mogły bezpiecznie i niezawodnie trafiać np. na adresy poczty elektronicznej podawane przez klientów. W innym wypadku trudno byłoby zagwarantować, że dokument fiskalny z kasy online zostanie zawsze prawidłowo dostarczony do nabywcy. A jest to przecież konieczne do zgodnego z przepisami wydania paragonu.
Kasy i drukarki fiskalne online – co musi się zmienić po stronie takich urządzeń?
Producenci technologii sprzedaży, np. Novitus, od dłuższego czasu deklarują, że ich urządzenia fiskalne online są gotowe na wprowadzenie ustandaryzowanej funkcji wysyłania e-paragonów. Wynika to, rzecz jasna, z wymogów technicznych, które takie kasy i drukarki rejestrujące muszą spełniać (pierwsze przepisy w tej sprawie weszły w życie już w 2018 roku). Nie oznacza to jednak, że szeroko rozpowszechnione wysyłanie paragonów elektronicznych, ustandaryzowane w przyszłości przez ustawodawcę w kolejnych regulacjach prawnych, nie będzie równoznaczne ze zmianami po stronie urządzeń online. W praktyce zapewne niezbędne okażą się nowe homologacje GUM dla takich kas i drukarek, po ich dostosowaniu do wprowadzonych kryteriów technicznych. Niemniej, trudno obecnie przewidzieć, kiedy modele z dodatkowymi rozwiązaniami technicznymi pojawią się na polskim rynku.
Warto jednak podkreślić, że gotowość na e-paragony oznacza, że do uruchomienia odpowiednich funkcji w urządzeniach stosowanych już przez podatników najprawdopodobniej konieczne będzie zaktualizowanie ich oprogramowania. Dotyczy to oczywiście kas i drukarek fiskalnych online, które pozwalają na takie modyfikacje w swoich programach pracy – zgodne z re-homologacją danego modelu, wydaną przez Główny Urząd Miar. Sam proces zaktualizowania urządzenia rejestrującego, po stronie użytkownika, przypomina zaś np. update systemu operacyjnego w laptopie lub smartfonie.
W związku z powyższym, wdrożenie usługi udostępniania e-paragonów w firmach, które stosują już kasy i drukarki fiskalne online, nie powinno wymagać wymiany dotychczasowej technologii sprzedaży na nowszy model. I równocześnie nie dziwi fakt, że opcja aktualizowania takich urządzeń rejestrujących jest często uznawana za jedną z ich największych zalet.