Czy tańsze znaczy lepsze?

Kasa fiskalna jest dziś w większości przypadków, niezbędnym narzędziem do prowadzenia działalności gospodarczej. Każda firma handlowa, punk usługowy, sklep, gabinet lekarski, czy kancelaria prawna muszą być zaopatrzone w urządzenie fiskalne. Ponieważ nie należą one do najtańszych, większość przedsiębiorców stara się możliwie długo „odwlec” moment ich zakupu, a jeśli już musi kupić – wybiera najtańsze. Czy jednak tańsze oznacza lepsze?

Czy cena powinna być głównym kryterium wyboru kasy fiskalnej?

Dla wielu przedsiębiorców zakup urządzenia fiskalnego to po pierwsze – niezwykle trudy wybór, po drugie – spory wydatek. Na rynku dostępnych jest obecnie około 200 popularnych modeli urządzeń fiskalnych. Przy wyborze najlepszego dla konkretnej działalności, nie można kierować się jedynie kryterium ceny. Tanie kasy fiskalne są bowiem dedykowane niewielkim przedsiębiorcom, takim którzy oczekują podstawowej funkcjonalności (np. wystawiają kilka paragonów dziennie, mają ograniczony asortyment). Urządzenie takie nie posiada szczególnie dużej liczby udogodnień, choć zwykle pracuje bezawaryjnie.

Przed zakupem kasy fiskalnej podatnik powinien uświadomić sobie dwie sprawy: po pierwsze prowadzona działalność może się rozwijać, po drugie urządzenie fiskalne kupuje się na lata (solidne może pracować nawet 10 lat – z wymianą modułu po 5 latach). Dlatego warto zainwestować w model, który posiada bazę towarów większą nawet o 50 %, od tej jaka potrzebna jest w chwili zakupu urządzenia. Z czasem, istotne może się również okazać, czy do wybranego modelu można podłączyć tzw. urządzenia peryferyjne (wagę, skaner, szufladę kasową, komputer).

Jednym z kryteriów powinien być wybór sprawdzonego producenta. Zakup markowego sprzętu to często niewiele wyższy wydatek, ale gwarantujący niezawodność, jakość, dużą i dobrze zorganizowaną sieć serwisu. Warto zapłacić odrobinę więcej, by zapewnić sobie komfort pracy, a z serwisem spotykać się tylko przy obowiązkowych przeglądach.

Wybór serwisu kasy

A właśnie – serwis… Wybór firmy, od której podatnik kupi urządzenie, czyli tej która jednocześnie zostanie „opiekunem” jego działalności, również ma ogromne znaczenie. Można oczywiście postawić na serwis, który oferuje najtańszy sprzęt i usługi, należy jednak liczyć się z tym, że niekoniecznie ich jakość będzie adekwatna do oczekiwań klienta. Dobry serwis powinien posiadać następujące „cechy”:

• doświadczenie w sprzedaży urządzeń fiskalnych, które można zweryfikować na klika sposobów: pytając znajomych, wyszukując opinii w Intrenecie, na forach czy portalach dotyczących branży fiskalnej itp.
• dostępne towary, przy czym naturalnym jest, ze czasami poszukiwanego przez klienta urządzenia akurat nie ma „na stanie” – jednak szanująca się firma powinna posiadać na tyle szeroki asortyment, by móc zaproponować odpowiednik
• jest otwarty na klienta, co rozumiane jest jako umożliwienie szybkiego i łatwego nawiązania kontaktu, poprzez udostępnienie (np. na stronie internetowej) numerów telefonów, mapki dojazdu, adresu mailowego, nr gadu-gadu, itp.
• informuje o kosztach w sposób jasny i zrozumiały – nie zataja informacji o opłatach za dodatkowy dojazd, programowanie itp.

Urząd Skarbowy zwróci 700 zł

Ważnym aspektem przy podejmowaniu decyzji „tańsze, czy droższe urządzenie fiskalne” powinno być to, że podatnicy rozpoczynający ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia. Jednakże nie jest to odliczenie w pełnej kwocie. Podatnik może odliczyć 90% ceny zakupu, nie uwzględniającej podatku, nie więcej jednak niż 700 zł. Aby uzyskać odliczenie podatnik musi wykonać następujące czynności:

• zawiadomić Urząd Skarbowy o zamiarze zakupu urządzenia, danych firmy oraz miejscu instalacji nie później niż dzień przed fiskalizacją
• kupić urządzenie i w całości za nie zapłacić – potrzebny jest dowód zapłaty
• po zakupie przekazać (ewentualnie wysłać listem poleconym) zawiadomienie o fiskalizacji, w ciągu 7. dni od jej przeprowadzenia
• prowadzić nieprzerwaną sprzedaż przez min. 3 lata w przeciwnym wypadku trzeba zwrócić do Urzędu Skarbowego odliczoną kwotę.

Odliczyć można w dowolnym czasie tyle urządzeń ile zadeklarowano przy pierwszym zgłoszeniu. Oznacza to, ze jeżeli podatnik ma jeden sklep, ale planuje otworzyć kolejne, to warto w zgłoszeniu podać kilka kas. Jeżeli bowiem poda tylko jedną, to w sytuacji zakupu kolejnych już nie uzyska odliczenia.

W przypadku, gdy podatnik jest zwolniony od podatku VAT urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty odliczenia (identycznej jak w przypadku „vatowców”) z tytułu zakupu kasy fiskalnej na rachunek bankowy podatnika w banku, który ma siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem. Następuje to w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Odliczenie dotyczy również kas rezerwowych, z których zakupu podatnicy często rezygnują uzasadniając swoje postępowanie dodatkowym kosztem. Po uwzględnieniu odliczenia koszt znacznie się zmniejsza, watro zatem przed ostateczną rezygnacją z zakupu kasy rezerwowej, zastanowić się czy jej posiadanie nie niesie ze sobą korzyści…

W wyniku nieprzewidzianych zdarzeń może dojść do sytuacji, w której kasa podstawowa zostanie uszkodzona (np. zalanie, upadek). Aby móc kontynuować pracę i nie tracić przychodów, należy posiadać zarejestrowaną kasę rezerwową. W przypadku jej braku, konieczne jest zamknięcie punktu handlowego, aż do momentu naprawienia głównej kasy przez serwis, który za szybką interwencję często pobiera dodatkowe opłaty. Zamknięcie punku z powodu awarii, może prowadzić do utraty reputacji wśród klientów.

Korzyścią posiadania rezerwowej kasy fiskalnej jest również to, że po upływie około 6 lat, gdy pamięć fiskalna kasy podstawowej prawie się zapełni, można zastąpić ją kasą rezerwową, nie ponosząc przy tym dodatkowych kosztów oraz nie tracąc komfortu ciągłej pracy.

Przed zakupem kasy fiskalnej warto zastanowić się, czy wybierając tańsze rozwiązania, w rzeczywistości nie decydujemy się na droższe. Trzeba wziąć pod uwagę, że w przypadku mocno eksploatowanego, taniego sprzętu istnieje niebezpieczeństwo, że zacznie on zawodzić. To z kolei pociągnie za sobą konieczność wzywania serwisu i poniesienia kosztów napraw. By uniknąć pozornych oszczędności, kasę fiskalną należy dobierać do rodzaju działalności gospodarczej pod względem parametrów i funkcji. Innego urządzenia potrzebują bowiem taksówkarze, innego lekarze, prawnicy, jeszcze innego właściciele restauracji, kiosków, czy dużych sklepów.