Polskie przepisy obligują podatników korzystających z urządzeń fiskalnych do przestrzegania różnych wymogów. A jednym z obowiązków, z którego nadal spora grupa przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, jest konieczność zapoznania pracownika z zasadami prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej. Czego konkretnie wymagają przepisy w tej sprawie?
Obowiązek zapoznania pracownika z zasadami prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej został wprowadzony ponad rok temu – po wejściu w życie nowego Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Konieczność ta dotyczy oczywiście wyłącznie tych osób zatrudnionych w firmie, które przy obsłudze klientów indywidualnych korzystają z urządzenia fiskalnego. Samo zapoznanie pracownika z konkretnymi przepisami to jednak nie wszystko. Trzeba to jeszcze potwierdzić na piśmie.
O jakie zasady stosowania kasy fiskalnej chodzi?
Zgodnie z Rozporządzeniem MF w sprawie kas rejestrujących, podatnik musi zapoznać pracownika z podstawowymi zasadami prowadzenia ewidencji za pomocą urządzenia fiskalnego. Lista wymaganych zagadnień jest jednym z załączników do wspomnianego aktu prawnego. A po jej lekturze można dojść do wniosku, że pracownik powinien przede wszystkim wiedzieć o konieczności zarejestrowania każdej sprzedaży, która jest dokonywana na rzecz osoby fizycznej (nieprowadzącej działalności gospodarczej) lub rolnika ryczałtowego. Co więcej, trzeba pamiętać o tym, że wymagane jest wtedy wystawienie i wydanie klientowi paragonu fiskalnego. Wspomnianego dowodu sprzedaży nie można też zastąpić innym dokumentem, np. potwierdzeniem płatności z terminala lub rachunkiem wydrukowanym na zwykłej drukarce.
Dodatkowo, we wspomnianym załączniku do Rozporządzenia MF opisano szczegółowo najważniejsze konsekwencje, jakie grożą w przypadku nieprzestrzegania zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej. Warto w całości przytoczyć ten fragment:
- Na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (faktury), może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zgodnie z art. 62 § 4 i § 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958, z późn. zm.)).
- Niezaewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej powoduje zaniżanie wysokości sprzedaży podatnika, która powinna być opodatkowana.
- Wystawienie i wydanie z kasy rejestrującej innego dokumentu niż paragon fiskalny (faktura) oznacza, że sprzedaż nie została zaewidencjonowana i nie wydano paragonu fiskalnego (faktury).
Oświadczenie podpisane przez pracownika i podatnika
Rozporządzenie MF wymaga od przedsiębiorcy nie tylko zapoznania pracownika z zasadami prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej, ale także sporządzenia oświadczenia, które potwierdzi takie „szkolenie”. Dokument trzeba przygotować i podpisać w dwóch identycznych egzemplarzach (po jednym dla podatnika i osoby zatrudnionej w firmie). Jego wzór jest również dostępny w Rozporządzeniu Ministra Finansów. I co najważniejsze, zarówno zapoznanie z zasadami ewidencji, jak i sporządzenie stosownego oświadczenia, musi odbyć się jeszcze zanim pracownik zacznie rejestrować sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej.