Do przedsiębiorców korzystających z kasy lub drukarki rejestrującej należy szereg obowiązków. Mowa nie tylko o podstawowych zadaniach, jak wystawianie i wydawanie klientom paragonów, przechowywanie kopii tych dokumentów, realizowanie raportów fiskalnych czy terminowe zlecanie przeglądów technicznych urządzenia fiskalnego. Chodzi również o działania w sytuacjach z jednej strony dość często spotykanych, ale z drugiej – niestandardowych dla wspomnianych technologii sprzedaży. Takich jak zwroty towarów albo reklamacje produktów bądź usług.
Reklamacje i zwroty – co na to urządzenia rejestrujące?
Trzeba przyznać, że sytuacje, o jakich tu mówimy, są bardzo często spotykane w relacjach między przedsiębiorcami handlowymi i usługowymi, a ich klientami. Z całą pewnością w historii większości działalności gospodarczych – bez względu już na przyczyny takich przypadków – zdarzyła się przynajmniej jedna reklamacja. Co więcej, w dzisiejszych czasach zwroty towarów wydają się jeszcze powszechniejsze. Wynika to bowiem po części z istniejących praw klienta, a po części z polityki prokonsumenckiej, jaką prowadzi wiele firm. W rezultacie, nabywcy nierzadko korzystają z możliwości zwrotu produktów – z różnych powodów, a nawet i bez ich podawania. Jednym słowem, tego typu okoliczności stanowią naturalny element biznesowej codzienności.
Jeśli więc tak jest, to można przypuszczać, że urządzenia rejestrujące są odpowiednio przygotowane do podobnych sytuacji. Ale tu właśnie pojawia się kwestia „niestandardowości”, wspomniana we wstępie tekstu. Otóż zarówno kasy, jak i drukarki fiskalne – zaprojektowane według odgórnych wytycznych techniczno-prawnych – rejestrują w swej pamięci wewnętrznej wszystkie przeprowadzone operacje oraz trwale zapisują wprowadzone do urządzenia dane. W konsekwencji, specyfika tego typu technologii sprzedaży wyklucza możliwość naniesienia poprawek na zaewidencjonowaną transakcję. A tym bardziej jej całkowite „wycofanie” czy „skasowanie”. Jednak równie pewne pozostaje to, że przedsiębiorca nie może nie uwzględnić zwrotu czy reklamacji w dokumentacji dotyczącej prowadzonej sprzedaży. Jakie zatem powinien poczynić kroki? Odpowiedzią na to pytanie jest oddzielna ewidencja takich przypadków.
Zasady dotyczące ewidencji zwrotów i reklamacji
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca zobligowany do rejestrowania obrotu za pomocą urządzenia fiskalnego musi też prowadzić osobną ewidencję dokonanych zwrotów i reklamacji. Polega ona na sporządzaniu i przechowywaniu notatek, zawierających odpowiednie informacje. W każdym tego typu zapisie powinny znaleźć się takie dane, jak wartość brutto i nazwa usługi lub towaru (z uwzględnieniem podatku należnego VAT), daty przeprowadzenia transakcji i realizacji reklamacji bądź zwrotu oraz przekazywana klientowi kwota (również z odnotowaniem podatku). Co więcej? Do konkretnego wpisu trzeba dołączyć dokument potwierdzający sprzedaż produktu lub usługi, a także protokół czytelnie podpisany przez klienta i sprzedawcę, który poświadcza przyjęcie zwrotu albo reklamacji.
Zatem prawne wytyczne mówią dokładnie, co muszą zawierać notatki składające się na dokumentację z tego typu przypadków. Nie wchodzą jednak w szczegóły co do zasad przechowywania ewidencji zwrotów i reklamacji. W związku z tym, przedsiębiorca może sam zdecydować, jaki sposób okaże się najlepszy. Podatnicy często postanawiają wykorzystać w tym celu oddzielny segregator bądź zeszyt czy też oddzielną teczkę. Uporządkowanie wspomnianej dokumentacji wychodzi bowiem na dobre nie tylko w przypadku kontroli ze strony organów skarbowych, ale także podczas uwzględniania odnotowanych sytuacji w księdze przychodów i rozchodów, co dodatkowo ułatwia zarządzanie działalnością.