Zgodnie z nowymi wymogami technicznymi dla kas rejestrujących oraz przygotowywaną nowelizacją ustawy VAT, w niedalekiej przyszłości w polskich firmach zaczną być stosowane urządzenia fiskalne online. Jedną z podstawowych funkcjonalności takich modeli będzie opcja zrealizowania paragonu dla klienta także w formie elektronicznej.
Wydawanie paragonów fiskalnych to ważny obowiązek, który towarzyszy stosowaniu kasy rejestrującej. Podatnicy muszą udostępniać takie dowody sprzedaży w momencie przyjęcia płatności za towar lub usługę. W przypadku kas online pojawi się jednak opcja wystawienia paragonu nie tylko w formie papierowej, ale także cyfrowej. Taka zmiana ma się przyczynić m.in. do unowocześnienia obsługi klientów oraz rozwoju e-handlu. Przedsiębiorcy powinni więc zdawać sobie sprawę z tego, kiedy będą musieli zrealizować paragon fiskalny również w formie elektronicznej.
Jakie dane będzie zawierał elektroniczny paragon z kasy online?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 28 maja 2018 roku, e-paragony fiskalne będą zawierały szereg istotnych informacji. Na cyfrowych dokumentach znajdą się dane dotyczące m.in. podatnika, kasy online, konkretnej transakcji czy też podatków należnych do zapłaty. Innymi słowy, pod względem zawartości, e-paragony fiskalne będą przypominały „tradycyjne” wydruki z urządzenia rejestrującego. Nie oznacza to jednak, że cyfrowe dowody sprzedaży zastąpią te papierowe. Przynajmniej na razie ustawodawca nie przewiduje takiego rozwiązania. Natomiast pełną listę danych wymaganych na elektronicznym paragonie fiskalnym można znaleźć we wspomnianym już wcześniej Rozporządzeniu.
W jaki sposób e-dokument trafi do klienta?
Realizowanie i przesyłanie e-paragonów fiskalnych będzie możliwe dzięki wdrożeniu kilku rozwiązań. Po pierwsze, niezbędna do tego okaże się przede wszystkim dodatkowa funkcjonalność w kasach rejestrujących online. Tylko takie urządzenia pozwolą na wystawianie cyfrowych dowodów sprzedaży. Po drugie, e-paragony mają trafiać na adresy e-mail klientów. A do tego będzie potrzebne nie tylko łącze internetowe, obsługiwane przez kasę online. Przesyłanie elektronicznych paragonów fiskalnych ma się również odbywać za pośrednictwem zabezpieczonego systemu dystrybucji. Takie rozwiązanie zagwarantuje bezpieczeństwo danych.
Kiedy podatnicy wystawią cyfrowe dowody sprzedaży?
Zgodnie z planowanymi zmianami prawnymi, wystawianie i wysyłanie e-paragonów okaże się obowiązkowe tylko wtedy, gdy klienci będą prosili o takie dowody sprzedaży. W pozostałych przypadkach wystarczające będzie wydanie papierowego dokumentu z kasy rejestrującej online. Warto jednak pamiętać o tym, że początkowo urządzenia nowego typu zaczną być używane jedynie przez część polskich przedsiębiorców. Obowiązkiem stosowania modeli online zostaną objęte konkretne działalności gospodarcze, reprezentujące branże wskazane w znowelizowanej ustawie o VAT. Natomiast pozostałe firmy jeszcze przez wiele lat będą mogły korzystać z dotychczasowych kas fiskalnych. I w przypadku takich podmiotów zrealizowanie paragonu także w formie cyfrowej nie będzie obowiązkowe.